¿Cómo mejorar el proceso de compras en una empresa?
Sabemos lo importante que es para ti, controlar el proceso de compras en las empresas, agilizar la dinámica de adquirir bienes y servicios, sin incurrir en problemas de entrega, precios o captura de datos. Tenemos para ti una serie de recomendaciones para optimizar el proceso de compras y los beneficios que impactarán en la empresa. ¡Esperamos que te sean de utilidad!
Establecer un proceso estratégico de abastecimiento
Nos referimos a estipular las bases de cómo debe realizarse el proceso de compras, siempre de acuerdo a las estrategias y necesidades de la empresa. Trazar el camino de cómo se hará la solicitud de compra por parte de cualquier usuario o con alguna jerarquización, hasta el momento en que la compra es entregada en la empresa o almacén y debe ser liquidada. Si se tienen bien definidos los parámetros para adquirir el bien y/o servicios se podrá hacer una compra más analizada logísticamente.
Una correcta planificación de la compra
Al no considerar los pormenores que intervienen en una compra puede ocasionar serios problemas. Cuando se piensa hacer una compra se debe considerar tiempos de entrega, presupuesto, calidad, ahorro de costos que hagan más atractiva la mercancía. Al llevar un orden y planning correcto, evitamos problemas innecesarios al momento de la entrega. Por ello, debemos llevar un control de los proveedores y cuál es que realmente conviene para hacer la transacción.
Registra cada compra
Asegúrate de llevar un registro de cada compra, desde la solicitud, orden de compra, factura y acuse de recibido. Este registro garantizará un respaldo de cada bien y/o servicio adquirido y evitará problemas con auditorías, procesos administrativos y contables. Cada registro debe establecer las condiciones de la compra como cantidad, características, precios, condiciones de pago, datos del proveedor. Así se protege a la empresa en caso que existiera algún problema con la entrega.
Haz una evaluación de la estrategia de compras
Es importante hacer una evaluación continua del proceso de compras en la empresa, para conocer las estrategias que se emplean para considerar proveedores, presupuesto, jerarquización y sobre todo el tiempo con se realiza desde la solicitud hasta la entrega.
Emplear nuevas tecnologías
La mayoría de las empresas se quejan de los problemas que enfrentan al llevar a cabo alguna compra, engaños de los proveedores, cambios en los precios, retrasos en la entrega, pero sobre todo en el tiempo que deben invertir al buscar uno a uno el proveedor ideal y la cantidad de facturas archivadas de cada proveedor.
El área de compras no debe quedar exento de incorporar tecnología para su funcionamiento y beneficiarse de las herramientas que puede tener una solución automatizada para realizar cada etapa de compra.
Una plataforma de gestión permite a las empresas generar dentro de un portal, la solicitud de compra, recibir una cotización de acuerdo a la necesidad de la empresa, presentar las mejores opciones de proveedores y por medio de un link por correo electrónico realizar la orden de compra. Para las empresas éste tipo de software representa un avance en los procedimientos administrativos.
Portal Hib2b, Es una solución en la web, que automatiza la adquisición de bienes y servicios para optimizar la operación y maximiza los beneficios con una buena gestión de suministros y de la red de proveedores de acuerdo al proceso de cada empresa.
¿Por qué debo integrar un Portal de Compras en mi empresa?
Requisiciones por cualquier usuario
Cuadros Comparativos con las características solicitadas
Orden de compra con validación (Two /Three way match)
Comunicación con los proveedores
Flujos de Autorización
Control de Presupuesto y Contratos
Historial de Proveedores