Estrategias para el control de gastos de viaje
Realizar el proceso de comprobación de gastos de viaje requiere invertir alrededor del 40% del tiempo total de trabajo en una empresa. Este tiempo representa una pérdida considerable para el área contable al invertir tanto tiempo en una tarea específica, que podrían enfocar en otras más. Tenemos para ti una serie de recomendaciones para optimizar el proceso de gestión de gastos de viaje y los beneficios que impactarán en la empresa. ¡Esperamos que te sean de utilidad!
Delimitar tipos de gastos
Tener completamente claro el presupuesto disponible, para llevar una a cabo una planificación y consideraciones para el gasto. Establecer cuáles y qué serán las necesidades durante el viaje, los imprevistos que pudieran presentarse y si la empresa se encuentra en condiciones de realizar el gasto. Es importante, delimitar el tipo de gasto que se realizará por cada empleado y qué presupuesto tendrá cada uno y si es permitido rebasar el límite.
Digitalización del proceso
Digitalizar cualquier proceso significa una reducción en el tiempo que se invierte en cada proceso, la gestión es más ágil y fácil de procesar que hacerlo de manera manual. Digitalizar cada comprobante reduce volúmenes de información que manejan las grandes empresas. Así como, el almacenamiento de papel representa un costo para la empresa o pérdida de de cualquier papel que perjudique los procesos.
Evaluación de la estrategia en los gastos de viaje
Es importante hacer una evaluación continua del proceso de gastos de viaje en la empresa, para conocer las estrategias que se emplean durante la planeación, anticipo y la comprobación de los gastos de cada colaborador.
Políticas de control de gastos dentro de la empresa
En toda empresa es necesario establecer parámetros o políticas a seguir en cualquier proceso y la administración de gastos de viaje no es la excepción, se debe poner sobre la mesa los lineamientos de actuación de la empresa ante el método para autorizar el gasto de cada colaborador. Para autorizar el monto a gastar, verificar cualquier gasto imprevisto y facilitar cualquier autorización.
Nuevas tecnologías
El proceso de gastos de viaje no debe quedar exento de incorporar tecnología para su funcionamiento y beneficiarse de las herramientas que puede tener una solución automatizada para realizar el proceso. Automatizar la gestión de gastos de viaje reduce costos y el tiempo que se invierte en realizarlo.
Una plataforma automatizada permite hacer desde la solicitud de gastos por medio de un Portal, generar el anticipo o reembolso al colaborador y registrar la comprobación de cada ticket. La ventaja de utilizar este tipo de herramienta es eliminar el uso de papel, la agilidad de autorizar gastos y poner topes en los gastos, todo a través del Portal.
Portal Hib2b, Es una plataforma digital, a través de la nube, diseñada para optimizar la administración de los gastos de viaje en las empresas. Mediante la automatización se reduce el uso de papel, las tareas manuales de captura o revisión, comprobantes duplicados o errores. El portal permite a los colaboradores realizar sus reportes de gastos de manera más sencilla, sin capturas o cálculos manuales.
¿Qué Beneficios tengo para mi empresa?
La solicitud de gastos puede ser Reembolso, Tarjeta Corporativa o Anticipo
Topar el monto de gasto de acuerdo a la jerarquización
Configurar la solicitud de acuerdo a las políticas de la empresa
Comprobación de tarjetas corporativas
Validación fiscal
Comprobación desde el extranjero
Administración de caja chica